Granice w pracy to temat, który brzmi poważnie, ale w praktyce często zaczyna się od zwykłego telefonu po godzinach albo wiadomości wysłanej wieczorem z dopiskiem: „jak będziesz miał chwilę”. No i człowiek niby wie, że tej chwili mieć nie powinien, bo jest po pracy, ale ręka sama idzie do ekranu. Sam znam ten mechanizm aż za dobrze, bo czasem wystarczy jedna mała sprawa, żeby spokojny wieczór zmienił się w drugi, nieopłacony p”łetat.
Nie chodzi o to, żeby robić z siebie księcia niedostępności i odpowiadać wszystkim dopiero po trzech dniach, z miną obrażonego urzędnika. Praca jest ważna, terminy są ważne, ludzie czasem naprawdę potrzebują szybkiej reakcji. Problem zaczyna się wtedy, gdy wyjątkowe sytuacje stają się codzienną normą, a człowiek orientuje się, że firma ma dostęp do jego głowy od rana do nocy.
Granice w pracy nie są fochem
Granice w pracy często kojarzą się z konfliktem, jakby samo ich postawienie było atakiem na szefa, klienta albo wsp”łpracowników. A to przecież nie musi tak wyglądać. Dobrze ustawione granice są bardziej jak płot przy domu niż mur obronny. Nie chodzi o to, żeby nikogo nie wpuszczać, tylko żeby było wiadomo, gdzie kończy się wspólna sprawa, a zaczyna prywatne życie.
Najgorsze, co można zrobić, to długo zaciskać zęby, odpowiadać na wszystko po godzinach, a potem nagle wybuchnąć. Wtedy nikt nie rozumie, o co chodzi, bo przecież „zawsze odpisywałeś”. Granice najlepiej ustawiać spokojnie i wcześniej, zanim człowiek jest już tak zmęczony, że każde powiadomienie działa jak papier ścierny po nerwach.
Najpierw ustal swoje minimum
Zanim zacznie się mówić innym, czego nie robimy, trzeba samemu wiedzieć, co jest dla nas normalne. Dla jednego człowieka odebranie jednego telefonu wieczorem raz w miesiącu nie będzie problemem. Dla drugiego nawet krótka wiadomość po pracy wybija z rytmu, bo wraca do domu, dzieci, obiadu, psa, remontu albo zwyczajnego leżenia na kanapie. I to też jest normalne, bo nie każdy ma taką samą odporność na ciągłą dostępność.
Ja bym zaczął od kilku prostych zasad, bez udawania, że od jutra wszystko będzie działało jak w regulaminie napisanym przez dział prawny:
- po określonej godzinie nie odpowiadam na maile, jeśli nie ma wcześniej ustalonego dyżuru,
- w weekend nie zaglądam do firmowego komunikatora bez konkretnego powodu,
- sprawy pilne muszą być naprawdę pilne, a nie tylko komuś przypomniały się za p”źno,
- jeśli ktoś chce mojej dostępności po godzinach, ustalamy to wcześniej, a nie w locie,
- nie tłumaczę się p”ł strony z tego, że mam wolny wieczór.
Takie zasady nie rozwiążą wszystkiego, ale dają punkt odniesienia. Bez nich człowiek improwizuje przy każdej wiadomości, a wtedy najczęściej wygrywa poczucie winy, nie rozsądek.
Nie każda pilna sprawa jest naprawdę pilna
Jednym z największych problemów w pracy jest nadużywanie słowa „pilne”. Pilne bywa wszystko: raport, poprawka, prezentacja, mail, plik, decyzja, a czasem nawet pytanie, które spokojnie mogłoby poczekać do rana. Kiedy wszystko jest pilne, to tak naprawdę nic nie jest pilne, tylko wszyscy biegają z taczkami, na których nie ma cegieł. Wygląda dynamicznie, ale niewiele z tego wynika.
Dobrze jest nauczyć się dopytywać o termin i konsekwencje. Nie złośliwie, tylko normalnie: „na kiedy dokładnie jest to potrzebne?” albo „czy to musi być dziś, czy wystarczy jutro rano?”. Bardzo często okazuje się, że sprawa może poczekać, tylko ktoś wrzucił ją dalej, żeby samemu mieć spokojniejszą głowę.
No i tak cudzy bałagan próbuje zaparkować na naszym biurku.
Odpowiadanie po godzinach uczy innych, że jesteś dostępny
To jest niewygodna prawda, ale warto ją powiedzieć uczciwie: jeśli przez długi czas odpisujemy po godzinach, sami uczymy innych, że można tak robić. Ludzie szybko przyzwyczajają się do wygody. Skoro Karol odpisuje o 21:30, to po co czekać do rana? Skoro raz poprawił plik w sobotę, to może następnym razem też się uda.
Nie zawsze wynika to ze złej woli. Często druga strona po prostu nie widzi, że nam to przeszkadza, bo nigdy tego nie pokazaliśmy. Dlatego granice w pracy nie mogą być tylko cichym życzeniem w głowie. Trzeba je czasem wypowiedzieć jasno, ale spokojnie.
Krótkie komunikaty działają lepiej niż kazania
Najlepsze komunikaty o granicach są krótkie, konkretne i pozbawione pretensji. Nie trzeba pisać elaboratu o wypaleniu, szacunku do czasu prywatnego i kondycji wsp”łczesnego rynku pracy. To wszystko może być prawdziwe, ale w codziennej sytuacji zwykle wystarczy spokojna informacja.
Można używać prostych zdań: „zajmę się tym jutro rano”, „dziś już nie dam rady, wrócę do tematu w poniedziałek”, „jeśli to krytyczne, ustalmy wcześniej dyżur”, „po godzinach nie sprawdzam służbowej skrzynki”. Takie zdania nie są niegrzeczne. One tylko przypominają, że po pracy człowiek nadal jest człowiekiem, a nie dodatkiem do firmowego systemu.
Przewidywalność jest ważniejsza niż twarda mina
Jeśli raz odpisujemy natychmiast, raz milczymy trzy dni, a innym razem wysyłamy nerwową wiadomość, ludzie nie wiedzą, czego się spodziewać. Przewidywalność jest tu ważniejsza niż twardość. Gdy wsp”łpracownicy wiedzą, że odpowiadamy rano, planują inaczej. Gdy klient wie, że weekend nie jest normalnym czasem pracy, też prędzej czy p”źniej zaczyna to uwzględniać.
Oczywiście zawsze znajdzie się ktoś, kto będzie próbował wejść z butami w cudzy czas. Tacy ludzie istnieją i nie ma co udawać, że wystarczy jeden elegancki komunikat, żeby nagle odkryli kulturę wsp”łpracy. Ale nawet wtedy konsekwencja pomaga. Nie trzeba krzyczeć, wystarczy nie nagradzać przekraczania granic natychmiastową reakcją.
Technologia może pomagać albo dolewać oliwy do ognia
Telefon służbowy, komunikatory i poczta w kieszeni to wygoda, ale też pułapka. Jeżeli wszystko mamy pod ręką przez całą dobę, to trudno się dziwić, że praca wchodzi do domu jak sąsiad, który „tylko na chwilę” pożycza wiertarkę i zostaje na kawę. Warto ustawić tryb nie przeszkadzać, wyłączyć powiadomienia po określonej godzinie albo przynajmniej przenieść służbowe aplikacje z gł”wnego ekranu.
Nie każdy może całkiem odciąć się po pracy, bo są zawody, dyżury i odpowiedzialność, której nie da się udawać. Ale nawet wtedy warto mieć jasne zasady: kiedy jestem dostępny, jakim kanałem, w jakich sprawach i kto może się kontaktować. Bez tego człowiek jest dostępny dla wszystkich, zawsze i o wszystko. A to już nie jest elastyczność, tylko proszenie się o zmęczenie.
Wolny wieczór nie wymaga usprawiedliwienia
Najtrudniejsze bywa nie samo powiedzenie „jutro”, tylko poradzenie sobie z poczuciem winy. Wiele osób ma w głowie przekonanie, że dobry pracownik to ten, który zawsze odbierze, zawsze pomoże i zawsze znajdzie dodatkowe p”ł godziny. Tylko że z tych p”ł godzin robią się całe wieczory, a potem człowiek dziwi się, że nie ma siły nawet obejrzeć filmu bez zasypiania w połowie.
Wolny czas nie jest nagrodą za idealnie wykonane wszystkie zadania świata. Jest normalną częścią życia. Jeśli praca ma być robiona dobrze, człowiek musi mieć kiedy od niej odpocząć. To nie jest lenistwo, tylko zwykła konserwacja organizmu, mniej elegancko mówiąc: nie da się jechać autem bez końca, nawet jeśli bardzo ładnie wygląda w katalogu.
Granice w pracy nie sprawią, że nagle wszystko będzie idealne. Dalej będą terminy, ludzie, którzy czegoś chcą, i sytuacje, w których trzeba się spiąć. Ale jeśli choć trochę odzyskamy wieczór, weekend albo spokojny obiad bez zerkania na służbowy komunikator, to już jest konkret. Praca ma swoje miejsce, ale nie powinna rozpychać się łokciami po całym życiu, bo na końcu zostaje człowiek zmęczony, zły i jeszcze z poczuciem, że sam sobie to urządził.
